El líder y su gestión del tiempo

El tiempo, uno de los mayores enemigos del líder y su equipo cuando queremos pensar que es insuficiente y que va en nuestra contra. Una presión constante a la que nos empeñamos en hacer culpable de nuestra dedicación plena al trabajo, del estrés y la ansiedad porque, 24 horas al día 7 días a la semana nos parecen pocas para cualquier cosa.

Siempre he sido de los que han creído en la máxima de “hay tiempo para todo, sólo depende de cómo te organices”, de los de llevarlo todo para adelante como comúnmente se suele decir, de los que creen que si te dedicas a tu empresa y quieres hacerlo todo a la vez es porque esta lo requiere, y porque por culpa de nuestro enemigo el tiempo no podemos hacer otra cosa que no sea pensar en trabajar, aunque estemos pasando el tiempo libre en cualquier lugar.

Esa falta de tiempo se transforma en una diana a la que culpar de nuestra vida ajetreada, la excusa perfecta y recurrente de no poder dedicarnos a nuestros amigos y familia. Pero esta semana he aprendido que el tiempo no es nuestro enemigo, lo somos nosotros mismos. Sencillamente porque 24 horas al día 7 días a la semana debería ser más que suficiente siempre y cuando sepamos organizarnos, y no sabemos.

De manos de los clientes y amigos de Despertando Potenciales, mi equipo y yo hemos recibido la valiosa enseñanza de cómo gestionar el tiempo, de la necesidad de aprender a priorizar lo realmente importante, sin malgastar nuestros minutos en aquello que puede dejarse para otro momento. Nos descubrieron que la forma más sencilla de resumir cómo debe ser una buena gestión del tiempo viene dada de manos de la llamada Matriz de Eisenhower, y quiero compartirla con vosotros. Para quienes no la conozcáis espero que sea realmente útil, para los que ya habíais oído hablar de ella, nunca viene mal recordar que somos dueños de nuestro tiempo.

La Matriz de Eisenhower parte de diferenciar entre aquellas tareas urgentes e importantes y lo que puede esperar o incluso ser ignorado. Está demostrado que a lo largo del día invertimos el 80% del tiempo en esas tareas que pueden esperar, dejando sólo un 20% para lo que realmente debemos hacer. Por eso esta herramienta resulta muy útil, porque divide las tareas en cuatro apartados:

1. Lo urgente e importante. Aquello que debes realizar de inmediato, como por ejemplo solucionar algún problema con los clientes o entregar un proyecto. Son las tareas que debes priorizar en la agenda por encima de todo lo demás.
2. Lo urgente pero no importante. Los típicos imprevistos como llamadas y reuniones inesperadas. No tienen prioridad pero debes liquidarlas de tu agenda lo antes posible para poder dedicarte al resto de cosas relevantes.
3. Lo importante pero no urgente. Esas tareas a las que te has propuesto dedicarles algo de tiempo todos los días para ir avanzando en ellas. Es muy importante que se cumpla ese avance, pero cuidado con el riesgo de que se acaben convirtiendo en urgentes e importantes por ir atrasando en tu propia organización.
4. Ni urgente ni importante. Todas esas cosas que no sabes muy bien porque las haces. A veces por compromiso, a veces por inercia. Dedícales poco tiempo e incluso elimínalas del todo.

Debemos de tener siempre presente que el tiempo es oro, que la organización de los minutos de los que disponemos como líderes depende de nosotros mismos. Además llevamos el peso de los problemas de nuestro equipo porque pasan a ser los nuestros propios, y por tanto solucionarlos también es parte de las tareas reflejadas en nuestra agenda.

Las personas más exitosas son siempre las más atareadas, pero curiosamente las que son capaces de resolver lo que se les pide en un plazo tan breve que a veces parece imposible, y la razón no es otra que la organización, porque el tiempo no es un enemigo, la forma en que decidimos emplearlo, sí.

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